Recruitment e Onboarding per il team Human Resource: le fasi che decidono il futuro dell’azienda

Dopo settimane di screening e colloqui trovi la persona che sulla carta sembra perfetta per il ruolo che la tua azienda sta ricercando: curriculum impeccabile, esperienze di tutto rispetto, risposte brillanti e attente. È fatta: alla firma del contratto stappi una metaforica bottiglia con il tuo team, almeno un problema lo avete risolto, si festeggia! Neanche il tempo di metabolizzare l’entusiasmo che ricevi un’email con un oggetto che non lascia possibilità di discussione: dimissioni volontarie. 

Oppure, altra situazione comune: la persona che hai individuato è di grande talento e ha ottime referenze. L’organizzazione per cui lavori, però, impiega tre mesi e cinque turni di colloqui prima di formulare un’offerta concreta. Il risultato, purtroppo, non ti stupisce per niente: la persona candidata ha accettato la proposta di un’azienda più reattiva.

Questi scenari ti sono fin troppo familiari, non è vero? La selezione del personale nelle PMI e l’inserimento di chi entra in azienda sono processi che hanno poco a che vedere con la burocrazia e le mere cifre a enne zeri. Dietro c’è molto di più: l’inizio ufficiale di una relazione, di una relazione lavorativa. E come per qualsiasi rapporto che nasce, non dedicare la giusta importanza al “primo appuntamento” e alla fase di conoscenza reciproca, potrebbe avere delle conseguenze poco felici sullo sviluppo futuro dell’azienda in termini di tempo, budget, produttività e, soprattutto, tenuta del clima.

Dove si inceppa il recruitment: le solite trappole in cui continuiamo a cadere

Nel recruitment si tende ancora a cadere in alcune, vecchie e care (sotto più punti di vista), trappole. È il risultato di ritmi serrati e scadenze da rispettare, della pressione di dover “coprire una posizione” nel minor tempo possibile, di abitudini e processi consolidati (abbiamo sempre fatto così, ti dice niente?). Spesso ci affidiamo a processi sicuri perché li conosciamo da sempre senza chiederci se non siano proprio quei modelli poco personalizzati a generare le difficoltà e le incomprensioni successive.

Saper riconoscere queste trappole è il primo passo per evitarle.

La job description in stile “To do list”

Pubblicare annunci simili a elenchi della spesa (irrealistici), scritti in un gergo burocratico, poco inclusivo e distante dal tono di voce dell’azienda, è il modo migliore per allontanare le persone giuste. Genera un disallineamento immediato tra le aspettative reali della posizione e le competenze effettive.

Bias, stereotipi, pregiudizi e simpatie

Valutare una persona per il (presunto) carisma, per il prestigio dell’esperienza precedente o, peggio, perché non c’è più tempo da perdere, è un rischio enorme. Il curriculum racconta cosa una persona ha fatto, ma non dice nulla sul come lavora. Come reagisce alle difficoltà, come si relaziona con il gruppo, come gestisce errori, imprevisti, cambiamenti.

Processi infiniti e strumenti obsoleti

Richiedere troppi passaggi autorizzativi per un ruolo operativo o non dare notizie per settimane distrugge la candidate experience e la reputazione dell’azienda prima ancora di aver iniziato.

Oltre il CV: valutare competenze e valori al netto della fuffa 

La persona giusta da inserire non coincide con la figura sosia di chi c’è già o di chi si dimette, né tantomeno con l’inserire chiunque pur di coprire una posizione scoperta. Trovare la persona giusta richiede la verifica dell’allineamento culturale e valoriale con l’organizzazione.

Per capire davvero chi hai davanti durante la selezione ed evitare le risposte “da manuale”, devi porre domande che facciano emergere attitudine, etica e flessibilità. Eccone alcune che puoi usare durante il colloquio:

1. “Raccontami di un’occasione in cui hai affrontato un dilemma etico. Come hai reagito?”
2. “Quando è stata l’ultima volta che hai cambiato opinione su un tema importante? Cosa ti ha portato a vedere le cose diversamente?”
3. “Parlami di una persona che hai incontrato nella tua carriera e che ammiri. Perché è un modello per te?”
4. “Raccontami un momento in cui hai faticato a costruire una relazione professionale e come hai superato la difficoltà.”

Quando una selezione si basa su uno scambio così aperto e profondo, la coerenza richiede di mantenere la stessa cura e lo stesso livello di rispetto anche nei passaggi successivi, indipendentemente da come si concluderà. Fornire un feedback chiaro e trasparente a tutte le persone che hanno partecipato alla selezione, anche e soprattutto a chi riceve un “no”, è il miglior investimento di employer branding che una figura HR possa fare.

Onboarding è costruire appartenenza

Benvenuto, benvenuta: questa è la tua postazione, il pc, il tuo badge da non perdere, lì c’è la toilette, qui la sala mensa e la zona relax. Accogliere una nuova persona nel team richiede una serie di passaggi pratici e dettagli logistici senza i quali si partirebbe decisamente con il piede sbagliato. Ma se la partita si giocasse tutta qui… 

Condividere strumenti e processi è necessario, ma è l’investimento sul senso di appartenenza, sulla fiducia e sulle relazioni che rende una nuova risorsa parte attiva del team da subito. E come ogni investimento anche questo ha un impatto misurabile.

A confermarlo, infatti, ci sono i dati del Brandon Hall Group (ripresi poi da Glassdoor): un processo di onboarding aziendale ben strutturato aumenta l’employee retention delle nuove persone inserite dell’82% e la produttività di oltre il 70%. Al contrario, l’assenza di supporto iniziale raddoppia il rischio di turnover precoce nei primi sei mesi.

Costruire una roadmap di inserimento efficace è un buon modo perché un semplice ingresso diventi l’inizio di un percorso di crescita condiviso. Le fasi fondamentali da seguire sono quattro:

1. Preparazione: predisponi in anticipo strumenti, accessi e spazi. Avvisa il team dell’arrivo della nuova risorsa e pianifica le prime giornate. Niente è più demotivante del presentarsi il primo giorno e scoprire che nessuno sa dove farti sedere.
2. Accoglienza: organizza un benvenuto personalizzato. Assegna alla persona un buddy – figura professionale di pari livello all’interno del team, non la persona che dirige il reparto – per farle da guida informale nel muovere i primi passi nella routine quotidiana e nella cultura aziendale.
3. Socializzazione: crea occasioni informali di integrazione per far comprendere il “perché” dell’azienda, oltre alle semplici mansioni operative.
4. Monitoraggio: programma check-in periodici a 30, 60 e 90 giorni. Non per controllare, ma per ascoltare dubbi, intercettare difficoltà e offrire formazione dove serve.

Riassunto in Don’ts e Do’s 

Per evitare di perdersi tra teorie e buone intenzioni, ti può essere utile questa guida per punti da consultare all’occorrenza. L’abbiamo pensata come una bussola tascabile per la quotidianità del tuo lavoro, così che ti sia subito chiara la distinzione tra le vecchie trappole da superare e i nuovi comportamenti su cui puntare.

Cosa smettere di fare da lunedì (Don’ts)

• Valutare solo i titoli sul CV o l’empatia a pelle durante il colloquio.
• Lasciare le persone candidate non selezionate nel silenzio per settimane.
• Considerare l’onboarding come un compito esclusivo del dipartimento HR.
• Considerare il primo giorno della nuova risorsa come una giornata ordinaria.

Cosa iniziare a fare subito (Do’s)

• Esplorare le motivazioni profonde, l’attitudine al lavoro di squadra e le soft skill.
• Inviare un feedback di chiusura trasparente, rispettoso e motivato.
• Coinvolgere attivamente il team e affiancare alla persona una figura buddy dedicata.
• Pianificare l’accoglienza nei dettagli per trasmettere cura e senso di appartenenza.

Costruire una strategia di recruitment e onboarding davvero efficace e sì, felice, richiede trasparenza,  rispetto e fiducia al centro della relazione di lavoro. Progettare con cura questi passaggi fin dal primo contatto delinea le basi di una collaborazione solida e di crescita reciproca.

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In KaleidoHub affianchiamo organizzazioni e team nel ripensare le dinamiche di recruitment e onboarding. Insieme rendiamo la ricerca di nuove persone un’opportunità concreta di evoluzione e sviluppo condivisi. Raccontaci la tua esperienza: progettiamo insieme il percorso più adatto per far fiorire il tuo team.